Política de Tratamiento de Datos Personales
Tecnología con visión de futuro.
En NEVROX GROUP SAS protegemos los datos personales de nuestros clientes, prospectos, proveedores, colaboradores y demás personas con quienes nos relacionamos. Esta política explica qué información recolectamos, para qué la usamos y cuáles son tus derechos como titular de tus datos, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales (habeas data).
1. Marco legal
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) se expide en cumplimiento de la siguiente normativa vigente en la República de Colombia:
Constitución Política de Colombia de 1991, artículo 15 (derecho fundamental al habeas data e intimidad) y artículo 20 (derecho a la información).
Ley Estatutaria 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” (Régimen General de Protección de Datos Personales).
Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, hoy compilado en el Título 2, Capítulo 25, del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del sector Comercio, Industria y Turismo.
Decreto 886 de 2014, que reglamenta el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, que declaró exequible el proyecto de ley estatutaria que dio origen a la Ley 1581 de 2012.
Instrucciones, circulares y conceptos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) – Delegatura para la Protección de Datos Personales, autoridad nacional de control en la materia.
2. Objeto
Esta Política tiene por objeto establecer los criterios, principios y procedimientos que NEVROX GROUP SAS aplica para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión —en general, el Tratamiento— de los datos personales de sus Titulares (clientes, prospectos, proveedores, colaboradores, postulantes de empleo y demás terceros con quienes NEVROX GROUP SAS se relacione en desarrollo de su objeto social), en cumplimiento del derecho constitucional de habeas data y de la normativa citada en el numeral anterior.
3. Ámbito de aplicación
La Política aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o electrónicos, que contengan datos personales administrados por NEVROX GROUP SAS en el desarrollo de sus actividades de transformación digital, seguridad, infraestructura y desarrollo de software. Es de obligatorio cumplimiento para NEVROX GROUP SAS y para todos sus colaboradores, contratistas, freelancers y aliados que, por razón de sus funciones, tengan acceso a datos personales tratados por la compañía.
4. Definiciones
Para efectos de esta Política, y de acuerdo con el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3° del Decreto 1377 de 2013, se adoptan las siguientes definiciones:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: dato calificado como tal según la Constitución y la ley, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos contenidos en documentos públicos o sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: envío de datos personales por el Responsable o el Encargado del Tratamiento a un receptor que a su vez sea Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. Principios rectores
En el Tratamiento de datos personales, NEVROX GROUP SAS aplica los principios establecidos en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012:
Legalidad: el Tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
Finalidad: el Tratamiento obedece a una finalidad legítima, la cual es informada al Titular.
Libertad: el Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular; los datos personales no se obtienen ni divulgan sin dicha autorización, salvo mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: se garantiza al Titular el derecho a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y constitucionales; los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.
Seguridad: la información sujeta a Tratamiento se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgarle seguridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
6. Identificación del Responsable del Tratamiento
De conformidad con el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 (hoy artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015), el Responsable del Tratamiento de los datos personales a los que se refiere esta Política es:
Razón social: NEVROX GROUP SAS
NIT: 902.094.254
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Dirección física de notificación: Calle 48B No. 13D-37, Bogotá D.C., Colombia
Representante legal: Sandra Milena Cambindo Carabalí
Correo electrónico: contact@nevroxgroup.com
Teléfono: +57 311 823 4115
Sitio web: www.nevroxgroup.com
7. Finalidades del Tratamiento
Previa autorización del Titular, NEVROX GROUP SAS podrá tratar los datos personales para una o varias de las siguientes finalidades:
Gestionar el contacto comercial, la elaboración de diagnósticos, cotizaciones y propuestas, y la prestación de los servicios de transformación digital, seguridad, infraestructura y desarrollo de software ofrecidos por NEVROX GROUP SAS.
Administrar la relación contractual con clientes, proveedores, aliados y freelancers, incluidas la facturación y la gestión de recaudo.
Adelantar procesos de selección, vinculación y gestión de talento humano.
Enviar comunicaciones comerciales, boletines, invitaciones a eventos y contenido relacionado con los servicios de NEVROX GROUP SAS, cuando el Titular haya autorizado este fin.
Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, regulatorias y de reporte ante autoridades competentes.
Realizar estudios internos, estadísticas y análisis de mercado orientados al mejoramiento de los servicios prestados.
Atender peticiones, quejas, reclamos y consultas presentadas por los Titulares.
8. Tratamiento de datos sensibles
NEVROX GROUP SAS no exige a sus Titulares el suministro de datos sensibles para el desarrollo de su objeto social. En el evento excepcional en que se requiera el Tratamiento de algún dato sensible, este solo se realizará previa autorización explícita, específica e informada del Titular, conforme al artículo 6° de la Ley 1581 de 2012, y se le informará expresamente que no está obligado a autorizar su Tratamiento.
9. Datos de menores de edad
NEVROX GROUP SAS no recolecta de manera intencional datos personales de menores de edad. Si en desarrollo de una relación comercial resultara necesario el Tratamiento de datos de un menor, este se realizará respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, con la autorización otorgada por su representante legal y previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, en los términos del artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 y del artículo 7° de la Ley 1581 de 2012.
10. Autorización del Titular
La autorización para el Tratamiento de datos personales se obtiene de forma previa, expresa e informada, a través de mecanismos tales como formularios físicos o electrónicos, casillas de aceptación dispuestas en el sitio web www.nevroxgroup.com, contratos, correo electrónico, o cualquier otro medio que permita concluir de manera inequívoca que el Titular otorgó su consentimiento y que este pueda ser posteriormente consultado. NEVROX GROUP SAS conservará prueba de la autorización otorgada por el Titular, de conformidad con los artículos 9° y 10 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 5° a 8° del Decreto 1377 de 2013.
11. Derechos de los Titulares
De acuerdo con el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a NEVROX GROUP SAS como Responsable del Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que se trate de información exceptuada de dicho requisito conforme a la ley.
Ser informado por NEVROX GROUP SAS, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante NEVROX GROUP SAS.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
12. Deberes del Responsable del Tratamiento
Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, NEVROX GROUP SAS, como Responsable del Tratamiento, se compromete a:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que hubiera suministrado.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en esta Política y en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, en especial para la atención de consultas y reclamos.
Registrar la o las bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando a ello haya lugar conforme a la normativa aplicable.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
13. Área responsable y canal de atención
La atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el Tratamiento de datos personales estará a cargo de la Dirección Comercial / Representación Legal de NEVROX GROUP SAS, y podrá ejercerse a través del correo electrónico contact@nevroxgroup.com.
14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos
14.1 Consultas (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012)
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de NEVROX GROUP SAS. Esta será suministrada en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora, y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14.2 Reclamos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012)
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de NEVROX GROUP SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo dirigido al correo contact@nevroxgroup.com, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de contacto y los documentos que quiera hacer valer. El reclamo se tramitará conforme a las siguientes reglas:
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos correspondiente, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14.3 Traslado por incompetencia
Cuando quien reciba la petición, consulta o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
15. Transferencia y transmisión de datos personales
NEVROX GROUP SAS podrá transferir o transmitir datos personales a Encargados del Tratamiento —incluidos proveedores tecnológicos, plataformas de correo electrónico, herramientas de gestión comercial y servicios de almacenamiento en la nube— necesarios para el desarrollo de sus servicios, garantizando en todos los casos el cumplimiento de los principios y obligaciones de la Ley 1581 de 2012. Cuando la transferencia o transmisión implique el envío de datos personales a países que no cuenten con niveles adecuados de protección de datos, conforme a los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, NEVROX GROUP SAS adoptará los mecanismos contractuales o de otra índole exigidos por la ley para garantizar la protección de la información, en los términos de los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012.
16. Seguridad de la información
NEVROX GROUP SAS implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales bajo su Tratamiento contra el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración, la consulta, el uso o la divulgación indebida, en cumplimiento del principio de seguridad consagrado en el artículo 4°, literal g), de la Ley 1581 de 2012.
17. Vigencia
Esta Política rige a partir de su publicación en el sitio web www.nevroxgroup.com. Las bases de datos de NEVROX GROUP SAS tendrán vigencia por el tiempo en que se mantenga la finalidad para la cual fueron recolectados los datos y, en todo caso, por el término adicional que sea necesario para atender obligaciones legales, contractuales o para la defensa de derechos ante autoridades judiciales o administrativas. Cualquier cambio sustancial en esta Política será comunicado oportunamente a los Titulares mediante su publicación actualizada en el sitio web de NEVROX GROUP SAS.
Los Titulares que consideren vulnerados sus derechos podrán presentar la respectiva queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o de reclamo ante NEVROX GROUP SAS, de conformidad con el artículo 8°, literal d), de la Ley 1581 de 2012.